Recruter son premier salarié : les obligations RH à ne pas oublier

Le premier contrat d’une TPE arrive souvent avant que toutes les démarches soient prêtes. Or plusieurs obligations doivent être remplies avant le premier jour de travail.

Quelles démarches faut-il faire, et dans quel ordre ? Cet article suit l’embauche dans l’ordre, de la déclaration à la visite de santé, avec les délais et les sanctions.

Quels délais pour la DPAE avant l’embauche ?

Transmettez la DPAE à l’Urssaf de votre établissement, au plus tôt huit jours avant l’embauche et avant la prise de poste. Pour une première embauche, faites-le en ligne. Un accompagnement RH pour les PME peut vous aider.

Sans Siret, envoyez le Cerfa à l’Urssaf, puis régularisez en ligne. Gardez la preuve d’envoi. Un oubli peut valoir du travail dissimulé, puni de 3 ans de prison et 45 000 € d’amende pour une personne physique.

Calculez d’abord la date de prise de poste, soit le premier jour travaillé. La DPAE doit partir avant ce jour.

Gardez l’accusé de réception dans le dossier du salarié. Sans lui, vous ne pouvez pas prouver la déclaration. Si vous n’en avez pas, vérifiez l’envoi avant le premier jour.

Quel contrat rédiger pour un premier salarié ?

Le CDI convient à un emploi stable et permanent. Le CDD ne sert qu’à une tâche temporaire prévue par la loi, comme remplacer un salarié absent. Sans motif précis écrit dans le contrat, il risque d’être requalifié en CDI.

Le CDD doit être écrit, signé et remis au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche. Il précise le poste, la rémunération, la convention collective et, pour un remplacement, le nom et la qualification du salarié absent.

Pour un CDI, c’est le poste qui fixe la durée : 2 mois pour un ouvrier ou un employé, 3 mois pour un technicien ou un agent de maîtrise, 4 mois pour un cadre.

En CDD de six mois au plus, l’essai vaut un jour par semaine, dans la limite de deux semaines. Au-delà de six mois, il ne dépasse pas un mois.

Mutuelle et prévoyance : qui doit cotiser ?

Votre entreprise doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, et en payer au moins 50 % de la cotisation.

Un salarié peut demander une dispense dans certains cas, par exemple s’il est déjà couvert collectivement. Gardez sa demande et le justificatif.

Pour les cadres, la prévoyance est obligatoire : vous la financez, avec une cotisation d’au moins 1,50 % de la tranche de salaire prévue. La convention collective peut aussi l’imposer aux non-cadres.

Avant le premier jour, vérifiez les garanties minimales imposées par la convention collective. Elles fixent le niveau de couverture que votre contrat doit atteindre. Puis choisissez l’organisme qui propose un contrat collectif conforme.

Remettez ensuite la notice à chaque salarié et gardez ses demandes de dispense. Sans ces papiers, vous ne pouvez pas prouver qui est couvert.

Quelle convention collective appliquer ?

Pour trouver la convention, partez de votre activité réelle, pas seulement du code APE ou NAF. Ce code aide à chercher, mais s’il ne correspond pas à ce que fait votre entreprise, c’est l’activité qui compte.

Cherchez ensuite la convention par son intitulé ou son numéro IDCC, l’identifiant de chaque convention. Comparez son champ d’application à votre activité réelle. Si elles correspondent, notez l’IDCC : le contrat et le bulletin de paie doivent indiquer la convention.

Une fois la convention trouvée, ouvrez sa grille de salaires. Chaque emploi a un coefficient, c’est-à-dire un niveau qui fixe le salaire minimum. Votre salarié ne peut pas toucher moins que ce minimum.

Vérifiez aussi les congés et les primes que la branche impose. Si le contrat prévoit moins, c’est la convention qui s’applique.

Paie et DSN : quel rythme tenir chaque mois ?

La DSN (déclaration sociale nominative) envoie la paie aux organismes sociaux et règle les cotisations, chaque mois. Elle est due le 5 du mois suivant si vous payez pendant le mois travaillé, le 15 si vous payez le mois d’après.

Chaque paie s’accompagne d’un bulletin : salaire brut, cotisations, net à payer, date de paiement. Le Tese (Titre emploi service entreprise), facultatif et gratuit pour le régime général hors associations, établit ces bulletins, calcule les cotisations et fait la DSN.

Chaque mois, il faut établir le bulletin de chaque salarié, transmettre la DSN, puis vérifier qu’elle est acceptée.

Avec Tese, le service s’occupe des bulletins et de la transmission. Vous devez tout de même contrôler l’acceptation, car une DSN refusée ne règle pas les cotisations.

Le registre unique du personnel, à tenir dès le premier salarié

Dès l’embauche du premier salarié, ouvrez un registre unique du personnel dans chaque établissement. Inscrivez-y chaque personne dans l’ordre des embauches. Chaque inscription est indélébile : pour corriger une erreur, barrez-la sans l’effacer, pour que l’ancienne mention reste lisible.

Pour chacun, notez le nom, les prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie et le type de contrat. Gardez ces mentions cinq ans après le départ du salarié.

Le registre doit être ouvert avant ou au moment de l’arrivée du salarié. Vérifiez ensuite qu’il y est inscrit, dans l’ordre des embauches, avec toutes les mentions demandées.

Une fois ce contrôle fait, gardez le registre : les mentions se conservent cinq ans après le départ du salarié.

Visite de prévention : quand et auprès de qui ?

La visite d’information et de prévention (VIP) se fait auprès du service de prévention et de santé au travail dont votre entreprise dépend.

Vous l’organisez dans les trois mois qui suivent la prise effective du poste. Le délai part donc du premier jour de travail réel, pas de la signature du contrat.

La visite porte sur l’état de santé du salarié, sur les risques liés à son poste et sur les moyens de prévention.

Elle donne lieu à un document écrit, remis au salarié. Comme l’agenda du service peut être chargé, prenez rendez-vous dès l’embauche.

Première étape : adhérez au service de santé au travail. Sans adhésion, la visite ne peut pas être programmée. Transmettez-lui aussi les informations sur le poste : tâches, lieu, risques connus.

Puis vérifiez les dispenses avant de réserver. Un salarié qui a passé une visite récente pour un poste comparable peut en être dispensé. Demandez-lui le document.

Pour une première embauche, retenez une chose : les démarches se font avant le premier jour de travail. La DPAE, le contrat et la mutuelle doivent être prêts à temps, et le registre ouvert.

Votre prochain pas : calculez la date de prise de poste, puis envoyez la DPAE avant ce jour-là. Gardez l’accusé de réception dans le dossier du salarié.

Foire aux questions

Faut-il mettre en place un CSE dès le premier salarié ?

Non. Le comité social et économique (CSE), l’instance qui représente le personnel, devient obligatoire quand l’entreprise compte au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. Avec un seul salarié, vous n’avez donc pas à le mettre en place.

Un salarié peut-il commencer à travailler avant la DPAE si son contrat est signé ?

Non. La signature du contrat ne remplace pas la DPAE, la déclaration préalable à l’embauche adressée à l’Urssaf. Elle doit partir avant le premier jour travaillé. Le salarié ne peut donc pas commencer tant que la déclaration n’est pas envoyée.

Le dispositif de partage de la valeur concerne-t-il une TPE qui recrute son premier salarié ?

Non, pas du seul fait de cette embauche. L’expérimentation vise les sociétés de 11 à 49 salariés qui remplissent aussi les conditions de bénéfice prévues par la loi. Avec un seul salarié, votre entreprise n’entre donc pas dans ce cadre.