Intégrer l’externalisation des RH dans la stratégie globale d’entreprise

Dans un contexte économique de plus en plus compétitif, les entreprises sont constamment à la recherche de solutions pour optimiser leurs coûts et améliorer leur efficacité. L’une des approches qui a le vent en poupe est l’externalisation de certaines fonctions support comme les ressources humaines (RH). Cet article vous propose de découvrir comment intégrer cette pratique dans la stratégie globale d’entreprise.

Pourquoi externaliser les RH ?

L’externalisation des RH consiste à confier tout ou partie des tâches liées aux ressources humaines à une entreprise spécialisée. Cette solution présente plusieurs avantages :

• Gain de temps et d’énergie : L’externalisation libère du temps pour se concentrer sur le cœur de métier et les activités à forte valeur ajoutée.
• Amélioration de la qualité : Les prestataires spécialisés disposent généralement d’une expertise pointue et d’outils performants pour gérer ces activités avec professionnalisme.
• Optimisation des coûts : De nombreuses entreprises réalisent des économies grâce à la réduction des coûts fixes liés à la gestion des RH en interne (salaires, charges sociales, locaux, matériel…).
• Flexibilité : L’externalisation permet de disposer rapidement des compétences nécessaires pour faire face à des besoins temporaires ou pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Quelles sont les activités RH concernées ?

Pour intégrer l’externalisation dans la stratégie d’entreprise, il est important de déterminer quelles tâches peuvent être confiées à un prestataire externe et quelles compétences doivent rester en interne. En général, les fonctions externalisées concernent :

• Gestion de la paie : C’est l’une des activités les plus souvent externalisées puisqu’elle demande une expertise précise et une mise à jour régulière des connaissances légales et fiscales.
• Recrutement : Les cabinets de recrutement ou d’intérim peuvent prendre en charge tout ou partie de ce processus, notamment sur des postes difficiles à pourvoir ou très spécialisés.
• Formation : L’organisation et le suivi des formations pour les employés peuvent être gérés par des centres de formation ou des écoles spécialisées en sous-traitance.
• Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : Certains prestataires proposent des services d’analyse et de conseil pour adapter les effectifs aux besoins futurs de l’entreprise.
• Conseil juridique social : Pour éviter des problèmes légaux ou administratifs, certaines entreprises font appel à des cabinets d’avocats ou de conseil spécialisés.

Définir le périmètre de l’externalisation

Une fois les tâches à externaliser identifiées, il convient de définir précisément le périmètre de l’externalisation. Cela peut se traduire par :

• L’externalisation totale : L’ensemble des activités RH est confié à un prestataire unique qui devient le partenaire privilégié de l’entreprise.
• L’externalisation partielle : Seules certaines fonctions ou compétences sont sous-traitées à un ou plusieurs fournisseurs spécialisés.
• L’externalisation ponctuelle : Le recours à un prestataire est limité dans le temps et réservé à des besoins spécifiques (projet de digitalisation des RH, expertise juridique pour un litige social…).

Le choix du prestataire

Choisir le bon prestataire est crucial pour réussir son projet d’externalisation RH. Voici quelques critères à prendre en compte :

• La qualité de service proposée : prenez en compte les références clients, les certifications obtenues, la gestion des données personnelles…
• Les compétences techniques et sectorielles : recherchez un prestataire spécialisé sur votre secteur d’activité ou sur une fonction particulière (paie, formation…)
• Les aspects financiers : comparez les tarifs des différents prestataires mais aussi leur modèle de facturation (abonnement, forfait, heures supplémentaires…)
• Le respect des normes sociales et environnementales : privilégiez les entreprises engagées dans une démarche de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE).

Intégration et suivi : clés du succès d’une externalisation RH réussie

L’externalisation RH ne s’improvise pas et nécessite une bonne préparation en amont pour garantir son succès. Voici quelques éléments clés :

Mettre en place un comité de pilotage

Ce comité, composé de représentants de l’entreprise et du prestataire, est chargé de définir et de suivre les objectifs stratégiques liés à l’externalisation. Il est également l’interface entre les deux parties pour discuter des problèmes rencontrés et valider les actions correctives.

Développer la communication interne

Informez les employés concernés par l’externalisation et impliquez-les dans le processus de sélection du prestataire et la définition des modalités de collaboration. Cela facilitera leur adhésion au projet tout en favorisant leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Mesurer la performance

Il est important de mettre en place des indicateurs de performance clairs pour évaluer l’efficacité de l’externalisation. Ils permettent de vérifier si les objectifs initiaux sont atteints et d’adapter la stratégie en conséquence.

Adapter le contrat

Clé de voûte de toute relation contractuelle, le contrat d’externalisation doit être rédigé avec soin pour éviter les litiges. Il doit définir les engagements de chaque partie (livrables, délais, responsabilités…), les modalités de révision du contrat en cas de besoin et les conditions de résiliation.

Intégrer l’externalisation des RH dans la stratégie globale d’entreprise implique une étude précise des besoins, un choix judicieux de prestataire et un suivi rigoureux des résultats obtenus. Bien menée, cette démarche permet de réaliser des économies, de gagner en flexibilité et d’accroître l’efficacité opérationnelle tout en bénéficiant de l’expertise d’un partenaire spécialisé.